PARTIE 8 - Réunion annuelle
Personnes qui peuvent assister aux réunions annuelles
29(1) Les personnes suivantes peuvent assister à une réunion annuelle :
(a) les représentants des administrations et autres délégués à la CHLC que nomment les administrations constituantes;
(b) sous réserve du paragraphe (2), le membre d’un groupe de travail qui doit y présenter le rapport de ce groupe;
(c) sous réserve du paragraphe (2), un présentateur;
(d) les anciens présidents;
(e) le vice-président sortant;
(f) les présidents sortants de la section civile et de la section pénale;
(g) un invité international du président;
(h) le président, le vice-président, des membres du personnel de la CHLC ainsi que les présidents des comités de la CHLC;
(i) les personnes invitées comme observateurs en vertu du paragraphe (3) ou (4).
29(2) La personne visée à l’alinéa (1)b) ou c) qui n’est pas un délégué peut seulement assister à une réunion de la CHLC ou de la Section au cours de laquelle le groupe de travail présente son rapport ou au cours de laquelle se déroulent des discussions afférentes au rapport.
29(3) Le président d’une section peut inviter une personne qui n’est pas un délégué à assister à la réunion annuelle comme observateur ou à une partie de celle-ci.
29(4) Le représentant d’une administration peut, avec l’approbation du président de la Section concernée, inviter une personne qui n’est pas un délégué à assister à la réunion annuelle comme observateur ou à une partie de celle-ci.
Confidentialité et communication des documents
30(1) Sous réserve du droit applicable, les délégués et les autres participants à la CHLC doivent, dans l’accomplissement des travaux de cette dernière, respecter et assurer la confidentialité des documents et des délibérations de la CHLC conformément aux politiques que cette dernière adopte au besoin.
30(2) Sous réserve du présent article, les documents qui doivent être soumis à l’étude de la CHLC ne peuvent être communiqués à une personne qui n’est pas un délégué ou un membre d’un groupe de travail, sauf pour des fins de consultations entreprises auprès d’elle.
30(3) Le délégué ou le membre d’un groupe de travail qui a communiqué des documents dans les circonstances décrites au paragraphe (2) doit demander à la personne à qui elle les a communiqués à ce qu’ils ne soient pas communiqués à d’autres personnes sans son approbation.
30(4) Les documents qui doivent être soumis à l’étude de la section civile ou de la section pénale de la CHLC peuvent être communiqués à une personne qui n’est pas un délégué avec l’approbation du président de la section concernée.
30(5) Les documents qui doivent être soumis à l’étude conjointe des sections civile et pénale de la CHLC peuvent être communiqués à une personne qui n’est pas un délégué avec l’approbation des présidents des deux sections.
30(6) Le président de la section civile et le président de la section pénale doivent, lorsqu’il s’agit de décider si la communication de documents visée au paragraphe (4) ou (5) devrait être approuvée, tenir compte de la nécessité de favoriser et de maintenir une forte collaboration entre les participants, du principe de confidentialité des discussions de la CHLC et de la nécessité de donner accès à l’information et aux renseignements.
30(7) Les documents suivants peuvent être communiqués au public à la clôture de la réunion annuelle :
(a) les recommandations contenues dans les résolutions de la section pénale prises lors de la réunion annuelle, y compris le résultat des voix exprimées sur ces résolutions;
(b) les rapports des groupes de travail qui ont été approuvés par la section pénale lors de la réunion annuelle;
(c) les lois harmonisées, les lois modèles, les énoncés de principes juridiques ou les autres documents dans lesquels les propositions législatives sont formulées, les rapports provisoires et finaux ainsi que les résolutions prises par la section civile lors de la réunion annuelle;
(d) le procès-verbal de la réunion annuelle.
Points de vue des délégués
31 Les points de vue exprimés par les délégués ne représentent pas nécessairement ceux des administrations constituantes qui les ont nommés.
Vote
32(1) Seules les personnes suivantes ont droit de vote à la réunion annuelle :
(a) un délégué;
(b) un membre du Comité exécutif;
(c) un ancien président.
32(2) Sous réserve du paragraphe (3), les délégués dûment nommés, les membres du Comité exécutif ainsi que les anciens présidents ont chacun une voix lors d’un vote sur toute question donnée tenu lors de la réunion annuelle.
32(3) Le vote sur une question donnée lors de la réunion annuelle se fait par administration constituante dans les circonstances suivantes auquel cas chaque administration constituante représentée à la réunion annuelle a droit à trois voix:
(a) soit à la demande d’un délégué;
(b) soit que la question en est une qui relève du paragraphe 33(2).
32(4) Le résultat de tout vote est déterminé par la majorité des voix exprimées.